志书姓“志”，是因为它有不同于其他文化载体的独特体例。编纂地方志，如果没有一个比较完善的体例，就很难把千头万绪、内容广泛的自然和社会现象有条不紊地表述出来，也很难反映出地方历史和现状的真实面貌。而篇目是志书编写的提纲，是方志体例的具体体现和实际运用。一个优秀的篇目，是保证志书高质量的重要基础。编纂新方志，不论是省志、市志和县志，还是行业志、部门志，都必须制订出一个符合志书体例，反映地方特色的篇目来。
 
      一、志书的体例
 
    《中国地方志大辞典》(浙江人民出版社1988年1月版)称：“体例原指纲领制度和内容细则，用于著述则指体裁、凡例，一部志书的纲目组织的原则，包括著书的体制、格局、格式、规矩。新编地方志的体例，包括志书的类型、名称、编纂宗旨、指导思想、内容范围、断限称谓、篇目结构、层次布局、排列分类、规矩格式以及文字体裁等等。”概而言之，志书的体例就是志书的体裁和凡例。
 
      （一）基本要素
 
从上述志书体例的释义中，可以将志书体例的基本要素归纳为四个方面，即志书的宗旨、志书的体裁、志书的章法、志书的篇目。
 
      1.志书的宗旨
 
      编纂者编修志书的宗旨是一部志书的主宰。新修志书的宗旨往往是包含在凡例之中的。多数情况下，志书的体例、修志的宗旨和志书的凡例是融为一体的，往往是以书首的“凡例”与读者见面。朱士嘉在《地方志浅说》一文中则说得很明白：“凡例是对于编修目的、方法和内容结构的纲领说明，对全书有指导意义。”因此，时代不同，宗旨有别，凡例的内涵相异，从而引起志书结构的变化。
 
      2.志书的体裁
 
      体裁，又称文体，多指文章的表达方式。《关于地方志编纂工作的规定》第十三条云：“新方志的体裁，一般应包含述、记、志、传、图、表、录等，以志为主体。图表采用现代技术编制。”
 
      “述”，即总述、概述、无题小序之类。置于志首或篇、章之首，用简明扼要的文字，概括地纵述本志所述范围的历史发展之大势，横陈现状的最基本情况，以此概括事物的基本面貌，勾勒事物的主要特色。述之运用编者要具有三力，即高度的概括力、深刻的洞察力和雄健稳沉的笔力。
 
      “记”，即大事记，是志体所吸收的史体。它以编年体为主，适当采用记事本末体作为补充，专记一地之政治、经济、军事、文化的重大事件及重大的自然变化，称之为一书之“经”。把握大事记有两条，一是大事要选准，二是笔法凝练、简明。
 
      “志”，即专志，分门别类，一类一志，详细记述某种事物在当地的兴衰始末，从不同的角度反映社会的某一侧面，是志书的主体部分。把握志体的写法也有两条，一条是横分竖写，但横分要有度；另一条是专志贵专，但专亦要有度。
 
      “传”，即人物传，传详个人事迹，显其身世，明其功过。传有单传、合传等形式。把握传记也有两条，即“传主”要选准，有很强的代表性；事迹要突出，有感人之力，且能用生动的文笔记述下来。反映编者的文字水平，莫过于“传”。
 
      “图”，即图像，包括地图、图片、照片、统计图、分布图、示意图、拓片、影印件等，其用贵在目击，给人以直观，能使读者“了然于目、豁然于心”。
 
      “表”，即列表，如年表、职官表、统计表之类。表在综合性志书中一般要占10%～ 15%的量，宜精心制作。“图”、“表”宜随文而行，有助志书图文并茂，同时又有节省文字的作用。
 
      “录”，即附录，丛录，系资料辑存，专收不便载入正文而又有参政价值的资料。
 
      根据记述的需要，以上诸体分别运用，这是志体的一大特征。
 
      3.志书的章法
 
      章法是志书的结构法，即编排规范，应包括志书的基本框架、结合方式及层次安排。从首届新方志编纂的实践情况来看，对新志书的总体布局可以概括成这样一段话：
 
      以“序”开篇，带起全书；
 
      以“述”接继，展观全貌；
 
      以“记”为经，综记大事；
 
      以“志”为纬，分事详述；
 
      以“传”为翼，展示人文；
 
      “图”、“表”随文行，穿插有关部分；
 
      “录”以殿后，收录资料。
 
      这样，“序”、“述”、“记”、“志”、“传”、“录”6个部分构成全书的基本框架。
 
      专志部分组合的特点是，横分门类，以事类篇，以显示社会的横断面；横串竖写，按层次深入，以揭示事物的兴衰始末。
 
      新志书的层次，因志种而异，因分志的价值而异，一般可以编(卷)、章、节、目排列，亦可按条目式组合。
 
      4.志书的篇目
 
      一部志书的格局结构用文字表达出来就是篇目。篇目是方志体例的具体体现和实际运用，是整部志书的骨骼。李泰芬在《方志学》一书中说：“纂志之道固多，而门类标题则为首要”。瞿宣颖说：“凡志之佳恶，不待烦言，但阅其门目，便知其有无鉴裁能力。”从新方志的编修实践来看，确定志书的框架和篇目，是关键性的一环。
 
     （二）基本特征
 
      特征，是事物存在的特有形态，是多种事物互相区分的主要标志。有人撰文称地方志无特征，这既不科学也不符合事实。否定地方志的特征就是否定地方志这种文化载体。地方志作为一种文化载体，在体例结构上有四大特征：
 
      1.体裁运用上的广泛性。序、述、记、志、传、图、表、附诸体集于一身者惟有志书这种文化载体才具备。这种体裁运用上的“多体制”，是由于志书内容的庞博性决定的。“多体制”不是大杂烩。诸如“大事记”、“人物传”虽缘于史体，从宋以后为志体所吸收，故而不能说志书是史志合一的，志中之“记”和“传”已成为志体的一部分，它与单独出版的“大事记”、“人物传”有很大区别。
 
      2.新志书按事物的科学分类与社会分工相结合的原则立篇目，不再以章学诚所主张的“三书四体”以体裁分类组织史料，而是“类不关文，文不拘体”。
 
      3.以横为主。纵横交错，时类相兼，主次分明。
 
      4.门增类聚，全凭实际，增减分合，运用自如。比如“工业”，发达地区可立多个分志记述，不发达地区立1个分志即可，在极不发达地区可并入他志记载。沿海有渔业、盐业，有围垦，便可增辟相应的志目记述。
 
      三、志书篇目设置
 
      志书篇目的拟制者是在把握统帅全书的“凡例”和总体设计要求之后着手进行的。
 
     （一）基本原则
 
      1．横排门类的原则
 
      横排门类是志体的一大特征，志书中的“横排”，讲的是事物分类问题，“事以类聚，类为一志”。先分大类，大类下辖小类，小类下辖条目。条目为记述单元，一般不再分。在遵照横排门类的原则设计篇目时要注意两个问题：其一，当某一事物在不同的历史时期具有不同的政治性质时，仍然要坚守这一原则，不然在一部书中就会出现政治部类的内容大面积分时期立目的现象，这种志不像志，史不像史，是要失败的。其二，横分门类时，要从当地实际出发，要项不可缺。
 
      2．突出主体内容的原则
 
      志书篇目的构成一般都是采用的“三块板”式，即由综合类(如总述、概述、无题小序)篇目、主体篇目(体现事物本质属性，或专业属性内容)、辅助性篇目(附录等等)构成，立目时一定要明确事物的主体内容是什么，以及围绕主体内容构筑的主体框架是什么。
 
      3．整体性原则
 
      上面曾讲过运用系统论的方法，科学设计各个层次的结构，从而揭示各相关部分的有机联系，并通过这些有机联系，反映事物的全貌。
 
      （二）基本程序
 
      从新方志编纂的实践情况看，志书的篇目从开始拟定到最终定稿成为志书目录时，这中间要经过数次，乃至数十次的修改。但就基本程序而言，要走五步。
 
       第一步是资料收集提纲。编者按照志书凡例和总体设计的要求，在学习研究同一类志书的基础上，结合地情状况，拿出一个资料收集提纲，这是篇目的雏形。
 
       第二步是编写初稿的篇目。当资料收集到八九成时就是要进入初稿编写阶段，这时就要根据资料收集的状况(有、无、真、伪)在调整资料收集提纲的基础上形成初稿编写的篇目。这一步由于资料内容有增有减，篇目与提纲之间调整的幅度是比较大的。
 
      第三步是总纂定稿篇目。在初稿编写过程中篇目有所变动(局部的)这是允许的。初稿完成之后，总纂在统稿之前、之中、之后对篇目都会有所调整，这也是允许的。经过总纂统稿之后形成送审稿。
 
      第四步是评审修改篇目。送审稿经多方征求意见，尤其是三结合(领导、专家、修志人员)的评审会又提出若干意见，经总纂修改，经上级有关部门验收。
 
      第五步是志稿进入出版社，经责任编辑修改，定稿出版，这是志书篇目的终端程序。
 
     （三）合格篇目的基本标准
  
      一部合格的志书篇目，一般需具备以下4个条件：
 
       1．门类完备，特点鲜明
 
      任何一种志书，要项不可缺，地方特点、行业特点、时代特点在篇目上要鲜明地反映出来，有特点的篇目才有个性。
 
      2．布局合理，主体突出
 
志书篇目排列十分注重条理性，一级篇目的排列先后十分有讲究，同时要注意突出志书的主体内容，即上面讲过的主体篇目的位置和分量多少都要给予充分的注意。
 
      3．层次清楚，领属得当
 
志书篇目的排列十分讲究逻辑性，注重有序性。属概念种概念不可混淆，领属要得体，统属要得当。从逻辑学的角度看，就是子项之间不可互相包容，子项之和不可大于母项，否则体现在篇目上就是层次不清，统属不当。
 
     4．标题简洁，明晰准确
 
     篇目和标题不是一回事。这儿讲的标题，是指制订志书篇目过程中，运用标题这一手段的过程。志书的篇目，是通过标题来完成的。志书的标题要求简洁、明晰、准确，做到惜墨如金，但又不是苟简，要明晰、要准确，要能做到“见面知心”。志书标题怎样才能做到简洁、明晰呢?回答是，把握志体特点，不要把志体标题写成论文、新闻报道、工作总结、调查报告式的标题。