赤壁市档案馆 档案接收进馆工作要求及流程

     为了切实做好档案接收进馆工作，根据国家、省、市有 关档案工作的法律法规和业务技术规范标准，现明确我市档案接收进馆工作规范如下：
     一、档案接收进馆必须是纸质档案和电子档案一并接收进馆，同时提供由单位研究明确的进馆档案开放审核意见，还应接收纸质目录、电子目录、全宗卷等内容。
     二、接收档案必须达到数据结构和数据质量要求。各单位移交的电子档案数据必须能与赤壁市数字档案馆系统对接，即电子目录是XLS电子表格格式，扫描原文是JPG图片格式；电子目录的表头信息要齐全，表格内容要填写完整。
     三、档案卷盒是直接装载档案实体的档案装具，其样式、尺寸和填写项目一般会因为档案门类或整理方式不同而有所差异。具体来说，文书档案以件为单位整理的，档案盒应按照《归档文件整理规则》（DA/T 22??—2015）执行；以传统立卷方式整理，选用硬卷皮或者档案卷盒、软卷皮的，应按照《文书档案案卷格式》（GB/T 9705??—2008）执行。科技档案卷盒应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822??—2008）执行。会计凭证盒、会计档案盒应按照《会计档案案卷格式》（DA/T 39??—2008）执行。底片册、照片册应按照《照片档案管理规范》（GB/T 11821??—2002）规定执行。印章档案盒应按照《印章档案整理规则》（DA/T 40—2008）规定执行。
     四、接收档案要严格检查案卷质量，移交数量巨大的以抽查的方式开展，对不符合进馆要求，未按要求制订档案管理“三合一”制度，并按程序报档案行政管理部门审批的，或在归档过程中未按审批的“三合一”制度执行而造成归档质量问题的，一律不予接收。
     五、档案移交进馆流程：各立档单位在移交档案前，要与市档案馆联系，将电子档案通过移动介质以保密形式交由档案馆科技信息股先行审核；待电子档案审核完成后，再商定纸质档案审核时间及方式；待纸质档案审核完成后，再将开放控制意见、全宗卷等内容交由市档案馆审核；在全部移交进馆的档案资料审核完成后，即可商定纸质档案移交时间并组织纸质档案移交进馆工作。
 
 

2026年5月20日